Как научиться оптимизировать бизнес-процессы?

Каким образом управленческий учет помогает находить скрытые резервы? Как залатать черные дыры в бюджете? На эти и другие вопросы нашего издания отвечает финансовый аналитик, специалист по выстраиванию документооборота в транспортной компании Ксения Корецкая.

Ксения Корецкая

– Ксения, с какими вопросами к вам обращаются чаще всего?
– В первую очередь, с финансовыми. Моя работа – научить клиента различать, где доходность, где деньги, а где прибыль. Тогда последняя будет расти. Я уже 23 года занимаюсь оптимизацией бизнес-процессов, накопила немалый опыт в этой сфере. Вместе с клиентами мы ищем «черные дыры» в бюджетах. Уровень бюджета при этом не имеет значения. Находим прорехи, разбираемся, вырабатываем новые стратегии бизнеса. На втором месте по количеству обращений – вопросы охраны труда, безопасности дорожного движения.
Я помогаю поставить управленческий учет, рекомендую реальные практики уменьшения ДТП. И то, и другое строится на навыках оптимизации. Мне кажется, сейчас это актуально как никогда. Лишние шаги и процессы – трата ресурсов. Сегодня это уже непозволительная роскошь.

– А обычным людям вы тоже помогаете?
– Конечно! Тем, кто обращается ко мне за консультацией по оптимизации личных финансов, рассказываю, как пройти путь от бездумных трат до пассивного дохода. Инвестировать не так сложно, как кажется. И для этого совсем не нужны сверхдоходы. Я разработала авторскую программу учета финансов, которой всегда рада поделиться.

– Одно из направлений вашей работы – разработка и внедрение документооборота в транспортной компании?
– Да. Обычно этим занимаются несколько человек: кадровик, специалисты по охране труда, безопасности дорожного движения и финансист. Я заменяю всю эту команду, поскольку обладаю знаниями и опытом в каждой из этих областей. Все элементы учета взаимосвязаны. Если процессами занимаются разные люди, то нередко между ними возникают споры. Например, бухгалтера и юриста. От решений обоих зависят финансовые, налоговые последствия, это риски для собственника. А моя концепция, разработанная в едином ключе, гарантированно пройдет не одну проверку.

– Здесь тоже есть возможности для оптимизации?
– Как ответственная за грузоперевозки, я прекрасно знаю, что и как должно быть в компании. Охрана труда и безопасность дорожного движения (БДД) во многом похожи, многие процессы можно оптимизировать. Транспортным компаниям я ставлю управленческий учет, нахожу скрытые резервы (по людям, топливу, запчастям), провожу аудит и выстраиваю стратегию на ближайшие 3-5 лет с конкретными цифрами экономии. Принципиальный момент: я смотрю на бизнес с точки зрения собственника, и сразу с точки зрения финансиста, кадровика, специалиста по охране труда и ответственного за БДД. Мои три высших образования позволяют это делать.

– Разве собственник бизнеса не обладает должной степенью ответственности?
– Обладает. Но взгляд со стороны позволяет увидеть по-новому многие вещи. К сожалению, нет «предпринимательского гена», который автоматически убережет от ошибок. Скорости увеличиваются, глаз замыливается… Все – как на дорогах общего пользования.
Сейчас я разрабатываю для компаний-перевозчиков специальную матрицу. Таблицу, где структурно выделены многие моменты: от количества необходимых документов ежедневного пользования до шагов по охране труда, учета операций и оптимизации расходов. Просто и удобно. Сверился с таблицей – и увидел слабые звенья в работе, что именно можно оптимизировать.

– Ваши планы на ближайшее время?
– Несмотря на наше смутное время – работать и расти. Это мой жизненный принцип: в любой ситуации вкладываться в знания. Осенью я поступила в Московский госуниверситет, через пару лет получу диплом юриста.

Сергей Северов